Geef locatie, periode, aantal en leeftijdsgroepen door. Benoem praktische omstandigheden die invloed hebben op de set en organisatie.
E-mail houdt informatie en vragen bij elkaar. Telefonisch contact kan helpen om de omgeving te omschrijven. De concrete samenstelling en voorwaarden worden voor het verzoek besproken.
Beschrijf de groep in aantallen en leeftijdsgroepen. Deel geen onnodige namen, foto’s of gevoelige gegevens van deelnemers.
Bij minderjarigen behandelt een volwassene het contact. Als de plek of groep verandert, verwijs naar het eerdere gesprek en geef de wijziging aan.
Ruimte, grenzen en toestemming voor gebruik.
Beschrijf het beschikbare terrein en de delen die niet gebruikt mogen worden. Vermeld obstakels, gedeelde doorgangen en eventuele andere activiteiten. Een overzichtsfoto kan het gesprek over een passende spelzone ondersteunen.
Aantal, leeftijdsgroepen en organisatie van toezicht.
Geef het verwachte aantal deelnemers en de samenstelling van de groep door. Benoem de gelegenheid en het gewenste ritme. Daarmee kan de uitleg en spelvorm beter op het gezelschap worden afgestemd.
